Phần mềm quản lý quán cafe: tính tiền, order QR, báo bếp

Quán cafe đông khách thường gặp cùng một bài toán: giờ cao điểm order dồn dập, quầy pha chế dễ sót món, nguyên liệu hao hụt mà không rõ vì sao, cuối ca đếm tiền không khớp. Một phần mềm quản lý quán cafe tốt gom tất cả những việc đó về một chỗ.

LoLaPOS chạy trên trình duyệt, máy tính và Android, nên bạn có thể bắt đầu với thiết bị sẵn có trong quán.

Phần mềm quản lý quán cafe cần những tính năng gì?

Một quán cafe vận hành tốt cần ghi order nhanh trong giờ cao điểm, chuyển món tới quầy pha chế không sót, biết nguyên liệu còn bao nhiêu và đối soát tiền cuối ca. LoLaPOS gộp các việc đó vào một hệ thống:

• Tính tiền tại quầy, bán tại bàn hoặc mang đi.
• Order QR tại bàn để khách tự gọi món.
• Phiếu KOT hoặc màn hình KDS cho quầy pha chế.
• Kho nguyên liệu theo công thức, cảnh báo tồn tối thiểu.
• Nhận đơn app giao đồ ăn trên cùng màn hình bán hàng.
• Ca thu ngân, báo cáo X/Z và báo cáo cuối ngày.

Tính tiền và order tại quầy, tại bàn như thế nào?

Nhân viên chọn bàn hoặc “Mang về”, chạm món để thêm vào đơn, ghi chú ít đường, nhiều đá rồi gửi pha chế. Thanh toán bằng tiền mặt, thẻ, VietQR hoặc thu từng phần. Sơ đồ bàn theo khu vực, gộp/tách đơn và tách bill đều có sẵn.

Xem từng bước trong hướng dẫn order tại quầy.

Order QR tại bàn giúp gì cho quán cafe?

Mỗi bàn có mã QR riêng. Khách quét bằng camera điện thoại để xem menu, gọi món hoặc gọi phục vụ mà không cần cài app. Đơn hiện ngay trên màn hình POS và được chuyển xuống quầy pha chế như order thường, nên nhân viên không phải chạy order trong giờ đông khách.

Tìm hiểu thêm về gọi món QR tại bàn.

In phiếu và màn hình cho quầy pha chế

Món được chuyển theo khu chế biến (quầy bar, bếp). Quầy pha chế có thể:

• Nhận phiếu KOT in từ máy in nhiệt.
• Theo dõi trên màn hình KDS với trạng thái “Đang làm → Sẵn sàng”.
• In tem dán ly cho đồ uống mang đi khi dùng máy in tem.

Quản lý nguyên liệu theo công thức, hạn chế thất thoát

Bạn khai báo nguyên liệu theo đơn vị tính (gram, ml, cái) và định lượng cho từng món. Mỗi đơn bán xong, kho tự trừ theo công thức. Bạn xem được chi phí món (COGS), phiếu nhập theo nhà cung cấp và nhận cảnh báo khi tồn xuống dưới mức tối thiểu.

Chi tiết cách thiết lập có trong hướng dẫn kho và công thức món.

Quán take away nhận đơn GrabFood, ShopeeFood thế nào?

Quán bán mang đi có thể order nhanh tại quầy, dùng kiosk tự order và nhận đơn GrabFood, ShopeeFood, BeFood, Xanh SM Ngon ngay trong LoLaPOS. Đơn online và đơn tại quầy cùng vào một màn hình, một báo cáo. LoLaPOS không thu phí trung gian trên đơn sàn.

Xem cách kết nối GrabFood, ShopeeFood, Be.

Quản lý quán cafe từ xa trên điện thoại

LoLaPOS chạy trên trình duyệt nên chủ quán đăng nhập từ điện thoại để xem doanh thu, món bán chạy, đơn hủy và báo cáo đóng ca của từng chi nhánh. Phân quyền theo vai trò giúp giới hạn việc xóa đơn hay sửa giá của nhân viên. Quy trình mở ca, đóng ca có trong hướng dẫn thu ngân và đóng ca.

Nên dùng phần mềm quản lý quán cafe miễn phí hay trả phí?

Tình huống của quán	Lựa chọn hợp lý
Chỉ cần tính tiền đơn giản, ít nhân viên	Phần mềm miễn phí có thể đủ dùng
Nhiều nhân viên, cần phân quyền	Phần mềm trả phí có hỗ trợ
Bán qua app giao đồ ăn	Phần mềm có kết nối sàn
Cần kiểm soát nguyên liệu, xuất hóa đơn điện tử	Phần mềm trả phí, cập nhật thường xuyên

Khi quán có nhiều nhân viên, bán qua app giao đồ ăn, cần kiểm soát nguyên liệu hoặc xuất hóa đơn điện tử, phần mềm trả phí có hỗ trợ và cập nhật thường xuyên sẽ tiết kiệm thời gian hơn. LoLaPOS công khai giá theo tháng tại bảng giá.

Bắt đầu thế nào?

Bạn có thể đăng ký dùng thử LoLaPOS miễn phí, nhập thực đơn và chạy thử một ca bán hàng trước khi quyết định. Các bước thiết lập có trong trung tâm hướng dẫn.