Quản lý kho nguyên liệu quán cafe, quán ăn: định lượng và kiểm kê

Hỏi chủ quán “tháng này quán dùng hết bao nhiêu kg cà phê, bao nhiêu lít sữa”, ít người trả lời được ngay. Không biết lượng dùng thì cũng không biết hao hụt ở đâu, và giá vốn trên giấy luôn đẹp hơn thực tế.

Bài này đi qua 5 việc cốt lõi để quản lý kho nguyên liệu quán cafe, quán ăn: định lượng món, nhập xuất kho, quy đổi đơn vị, kiểm kê định kỳ và tính hao hụt. Mỗi phần đều có bảng mẫu để bạn áp dụng ngay.

Vì sao quán cafe, quán ăn cần quản lý kho nguyên liệu?

Nguyên liệu thường là một trong hai khoản chi lớn nhất của quán, cùng với mặt bằng và nhân sự. Quản lý kho tốt giúp bạn:

• Biết giá vốn thật của từng món, không phải giá vốn ước đoán.
• Phát hiện sớm hao hụt bất thường: pha quá tay, làm đổ, hư hỏng hay mất mát.
• Đặt hàng đúng lượng: không hết hàng giữa ca, không tồn quá nhiều đồ dễ hư.
• Có số liệu để thương lượng với nhà cung cấp khi biết chính xác lượng dùng mỗi tháng.

Bước 1: lập định lượng (công thức) cho từng món

Định lượng là bảng ghi mỗi phần món dùng bao nhiêu nguyên liệu. Đây là nền móng của mọi thứ phía sau.

Món	Size	Nguyên liệu	Định lượng	Đơn vị
Cà phê sữa đá	M	Cà phê bột	25	g
		Sữa đặc	30	ml
		Đá	150	g
Trà sữa trân châu	M	Nước cốt trà	150	ml
		Bột sữa	40	g
		Trân châu chín	50	g
Topping thạch dừa	—	Thạch dừa	40	g

Một vài nguyên tắc:

• Mỗi size là một dòng định lượng riêng, không ước “size L gấp rưỡi size M”.
• Topping có định lượng riêng, vì khách chọn khác nhau.
• Nguyên liệu tự làm (nước cốt trà, syrup, trân châu nấu sẵn) nên coi là bán thành phẩm: có công thức riêng từ nguyên liệu gốc, rồi món dùng bán thành phẩm đó.
• Dán bảng định lượng ở quầy pha chế, đo bằng cân và ca đong, không “ước bằng mắt”.

Bước 2: ghi nhận nhập kho và xuất kho

Mọi thay đổi trong kho đều phải có phiếu. Các loại phiếu thường gặp:

Loại phiếu	Khi nào dùng	Ví dụ
Nhập mua	Nhận hàng từ nhà cung cấp	Nhập 10 kg cà phê
Xuất bán	Bán món, trừ theo định lượng	Bán 120 ly cà phê sữa
Xuất hủy	Hàng hư, hết hạn, pha hỏng	Hủy 2 lít sữa tươi quá hạn
Xuất nội bộ	Nhân viên dùng, đồ uống tặng khách	5 ly nước cho nhân viên
Điều chỉnh kiểm kê	Chênh lệch sau khi đếm thực tế	Thiếu 300 g bột sữa

Việc hay bị bỏ qua nhất là xuất hủy và xuất nội bộ. Nếu không ghi, tất cả sẽ dồn vào “hao hụt không rõ lý do” và bạn không phân biệt được đâu là lỗi vận hành, đâu là mất mát.

Bước 3: quy đổi đơn vị mua và đơn vị dùng

Bạn mua theo thùng, bao, hộp; nhưng pha chế theo gram, ml. Chọn một đơn vị tồn kho chuẩn cho mỗi nguyên liệu và quy đổi khi nhập.

Nguyên liệu	Đơn vị mua	Quy đổi	Đơn vị tồn kho
Sữa tươi	Thùng 48 hộp × 180 ml	1 thùng = 8.640 ml	ml
Sữa đặc	Hộp 1.284 g	1 hộp = 1.284 g	g
Cà phê bột	Túi 1 kg	1 túi = 1.000 g	g
Ly nhựa 500 ml	Cây 50 cái	1 cây = 50 cái	cái
Thịt ba chỉ	kg (trước sơ chế)	Xem hệ số hao hụt sơ chế	g

Với thịt, cá, rau, hãy đo tỷ lệ thu hồi sau sơ chế: ví dụ 1 kg thịt mua về, lọc bỏ da và mỡ thừa còn 850 g dùng được. Khi tính giá vốn món, dùng giá trên gram thịt đã sơ chế, nếu không giá vốn sẽ bị thấp hơn thực tế.

Bước 4: kiểm kê kho định kỳ

Kiểm kê là đếm, cân thực tế những gì đang có trong kho rồi so với số trên sổ. Quy trình gọn cho quán nhỏ:

1. Chọn thời điểm cố định: cuối ngày sau khi đóng cửa hoặc sáng trước khi mở cửa, khi không có nhập xuất.
2. In danh sách nguyên liệu theo thứ tự vị trí trong kho (tủ mát, kệ khô, quầy bar) để đếm không bỏ sót.
3. Đếm hai người: một người đếm, một người ghi; nguyên liệu đắt tiền đếm lại lần hai.
4. Hàng đã mở cân hoặc ước theo phần (nửa hộp, một phần ba túi), ghi rõ cách ước.
5. Ghi chênh lệch và nhập phiếu điều chỉnh để số tồn trên sổ khớp thực tế.

Gợi ý tần suất:

Nhóm nguyên liệu	Tần suất kiểm
Đắt tiền, dễ mất (cà phê hạt, thịt bò, hải sản, rượu)	Hằng ngày hoặc cuối ca
Dễ hư (sữa tươi, trái cây, rau)	Hằng ngày
Đồ khô, bao bì	Hằng tuần
Toàn bộ kho	Cuối tháng, để chốt giá vốn tháng

Bước 5: tính hao hụt và tìm nguyên nhân

Khi đã có định lượng và kiểm kê, công thức hao hụt rất đơn giản:

• Tồn lý thuyết = tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ − xuất theo định lượng − xuất hủy đã ghi − xuất nội bộ đã ghi.
• Hao hụt = tồn lý thuyết − tồn thực tế.
• Tỷ lệ hao hụt = hao hụt ÷ lượng dùng trong kỳ × 100.

Ví dụ: đầu tuần còn 2.000 g cà phê, nhập 5.000 g, bán theo định lượng hết 5.800 g. Tồn lý thuyết 1.200 g, đếm thực tế 900 g. Hao hụt 300 g, khoảng 5% lượng dùng.

Khi hao hụt cao, kiểm tra theo thứ tự:

• Nhân viên có pha đúng định lượng không, có dùng cân và ca đong không?
• Có món bán mà không lên đơn (bán ngoài máy) không?
• Có hàng hủy, đổ bỏ mà không ghi phiếu không?
• Phiếu nhập có khớp số lượng thực nhận từ nhà cung cấp không?
• Bảng định lượng trên hệ thống có cũ so với cách pha hiện tại không?

Nếu nghi ngờ thất thoát có chủ đích, đọc thêm bài chống thất thoát tiền và hàng ở quán.

Quản lý kho nguyên liệu bằng phần mềm

Làm thủ công, bước khó nhất là tính tồn lý thuyết, vì phải nhân số món bán ra với định lượng từng nguyên liệu. Phần mềm trừ kho theo công thức làm việc này tự động.

Trong LoLaPOS, mục Kho nguyên liệu cho phép:

• Khai đơn vị tính và nguyên liệu kèm giá nhập, đặt ngưỡng cảnh báo tồn thấp.
• Tạo công thức món và công thức cho tùy chọn thêm (topping); khi bán món có topping, kho trừ cả công thức món lẫn topping khách chọn.
• Dùng sản xuất theo mẻ cho nước cốt, syrup: trừ nguyên liệu gốc, cộng thành phẩm.
• Ghi phiếu xuất nhập kho cho nhập hàng, xuất hủy và điều chỉnh sau kiểm kê; tạo đơn đặt hàng nhà cung cấp.
• Xem tồn kho với giá trị vốn, xuất Excel, và báo cáo lượng dùng, hao hụt, chi phí.

Hướng dẫn chi tiết từng bước có trong trang hướng dẫn LoLaPOS. Quán có nhiều điểm bán có thể xem thêm bài quản lý quán nhiều chi nhánh.

Nếu bạn muốn bắt đầu, hãy dùng thử LoLaPOS với 10–20 nguyên liệu chính và công thức của 5 món bán chạy nhất. Sau một tuần chạy song song với cách cũ, bạn sẽ thấy rõ hao hụt nằm ở đâu.