Khai trương là ngày quán đông nhất nhưng cũng dễ rối nhất: bếp chưa quen nhịp, máy in kẹt giấy, nhân viên chưa nhớ giá, khách chờ lâu rồi để lại đánh giá 2 sao ngay tuần đầu. Hầu hết sự cố đó tránh được nếu chuẩn bị theo mốc thời gian rõ ràng.
Dưới đây là checklist khai trương quán ăn, quán cafe chia theo 4 mốc: 30 ngày trước, 7 ngày trước, ngày khai trương và tuần đầu tiên, kèm phần giấy tờ cơ bản cần lưu ý.
Giấy tờ cơ bản trước khi mở quán (tham khảo)
Phần này chỉ mang tính tham khảo, tổng hợp từ nguồn pháp luật công khai, cập nhật 10/2026. Quy định có thể khác theo địa phương và thay đổi theo thời gian; hãy hỏi trực tiếp cơ quan có thẩm quyền hoặc người tư vấn pháp lý trước khi nộp hồ sơ.
Đăng ký hộ kinh doanh
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP), tổng hợp trên Thư Viện Pháp Luật, cập nhật 10/2026:
- Nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã: trực tiếp, qua bưu chính hoặc qua mạng.
- Hồ sơ chính là Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh; nếu các thành viên hộ gia đình cùng đăng ký thì thêm văn bản ủy quyền cho người làm chủ hộ.
- Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định, nên mỗi nơi có thể khác.
Sau khi có đăng ký, bạn còn phải làm các nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh. Bài thuế hộ kinh doanh quán ăn, quán cafe giải thích chi tiết hơn.
An toàn thực phẩm
Theo nguyên tắc chung của Luật An toàn thực phẩm, cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống phải bảo đảm điều kiện an toàn thực phẩm (bếp một chiều, không nhiễm chéo sống – chín, nước đạt chuẩn, dụng cụ riêng, nguồn gốc nguyên liệu rõ ràng, người chế biến đủ sức khỏe và kiến thức). Việc có phải xin Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm hay không phụ thuộc loại hình và quy mô.
Lưu ý quy định đang thay đổi: Nghị định 46/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật An toàn thực phẩm ban hành ngày 26/01/2026, nhưng theo LuatVietnam (cập nhật 10/2026), nghị định này bị tạm ngưng hiệu lực theo Nghị quyết 15/2026/NQ-CP cho đến khi Luật An toàn thực phẩm sửa đổi và nghị định hướng dẫn mới có hiệu lực. Thẩm quyền cấp giấy cũng có thể được phân cấp khác nhau giữa các tỉnh, thành. Vì vậy, hãy hỏi Sở hoặc cơ quan quản lý an toàn thực phẩm nơi quán đặt địa điểm để biết hồ sơ đang áp dụng.
Phòng cháy chữa cháy (PCCC)
Theo Nghị định 105/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ (văn bản trên Thư Viện Pháp Luật, cập nhật 10/2026), cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống có tổng diện tích phục vụ kinh doanh từ 100 m² trở lên thuộc danh mục cơ sở thuộc diện quản lý về PCCC; quy mô lớn hơn có thêm yêu cầu riêng. Quán nhỏ hơn vẫn phải bảo đảm an toàn cháy nổ cơ bản: bình chữa cháy, lối thoát, điện và bếp gas an toàn. Hãy hỏi công an cấp xã nơi đặt quán về yêu cầu cụ thể.
Checklist 30 ngày trước khai trương
Pháp lý và tài chính
- Nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh, kiểm tra ngành nghề đăng ký đúng dịch vụ ăn uống.
- Hỏi cơ quan địa phương về an toàn thực phẩm và PCCC cho quán của bạn.
- Mở tài khoản ngân hàng nhận tiền của quán, chuẩn bị mã VietQR.
- Chốt ngân sách khai trương và dự phòng 2–3 tháng vận hành. Xem chi phí mở quán cafe nhỏ.
Menu và nguyên liệu
- Chốt menu khai trương gọn: quán cafe 15–25 món, quán ăn 10–20 món là dễ kiểm soát.
- Tính giá vốn từng món, đặt giá bán. Xem thiết kế menu quán cafe bán chạy.
- Chọn 2–3 nhà cung cấp chính, thống nhất lịch giao và cách đổi trả.
Thiết bị và phần mềm
- Lắp đặt bếp, máy pha, tủ lạnh, tủ mát; chạy thử từng thiết bị.
- Chọn phần mềm bán hàng, nhập menu, size, topping, sơ đồ bàn, máy in hóa đơn và phiếu bếp.
- In mã QR gọi món tại bàn nếu dùng. Xem gọi món QR tại bàn.
Nhân sự và kênh bán
- Tuyển đủ người, chia vai trò: thu ngân, pha chế hoặc bếp, phục vụ.
- Tạo Trang doanh nghiệp trên Google Maps, fanpage, kênh Zalo của quán.
- Đăng ký gian hàng trên app giao hàng nếu bán online (thời gian duyệt có thể mất vài ngày đến vài tuần).
Checklist 7 ngày trước khai trương
- Đào tạo nhân viên: công thức, giá, quy trình order – ra món – thu tiền.
- Tạo tài khoản riêng cho từng nhân viên, phân quyền theo vai trò.
- Chạy thử (soft opening) 3–7 ngày với người quen, hàng xóm.
- Bấm giờ ra món giờ đông, chỉnh vị trí dụng cụ, sơ đồ bàn.
- Thử đủ các cách thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản VietQR, in hóa đơn.
- Chốt lịch ca ngày khai trương, có người dự phòng.
- Đăng thông báo khai trương trên fanpage, Google Maps, Zalo.
Checklist ngày khai trương
| Thời điểm | Việc cần làm |
|---|---|
| Trước giờ mở cửa 2 tiếng | Sơ chế, pha sẵn nguyên liệu nền, kiểm tra giấy in, mạng, tiền lẻ |
| Trước giờ mở cửa 30 phút | Mở ca két với tiền đầu ca, họp nhanh 5 phút phân công |
| Trong giờ đông | Một người chỉ lo thu ngân, một người điều phối đơn; tạm ẩn món làm lâu nếu quá tải |
| Suốt ngày | Mời khách đăng ký tích điểm hoặc theo dõi trang, đặt QR đánh giá Google Maps ở quầy |
| Cuối ngày | Đóng ca, đếm két, đối soát chuyển khoản, ghi lại món hết sớm và sự cố |
Ưu đãi khai trương nên giới hạn thời gian (2–3 ngày) và gắn với việc giữ chân khách. Đừng tặng quà để đổi lấy đánh giá; xem bài cách tăng đánh giá Google Maps cho quán để làm đúng chính sách.
Checklist tuần đầu tiên
- Xem báo cáo mỗi ngày: doanh thu, số đơn, món bán chạy, món ế, khung giờ đông.
- Chỉnh lịch ca theo khung giờ thực tế.
- Đọc mọi đánh giá, trả lời lịch sự và sửa lỗi lặp lại.
- Kiểm kê nguyên liệu cuối tuần, so với lượng bán để phát hiện hao hụt sớm.
- Họp nhân viên cuối tuần: điều gì chạy tốt, điều gì cần sửa.
Từ tuần thứ hai, quán chuyển sang vận hành đều đặn. Bài cách quản lý quán cafe cho người mới và quy trình mở ca, đóng ca, chốt két giúp bạn giữ nhịp đó.
Chuẩn bị phần mềm bán hàng với LoLaPOS
Nếu chọn LoLaPOS, bạn có thể làm phần lớn việc chuẩn bị trong 30 ngày trước khai trương:
- Nhập menu, size, topping, hoặc dùng menu mẫu rồi sửa tên và giá; nhập từ Excel nếu có sẵn.
- Tạo khu vực và sơ đồ bàn, mỗi bàn tự có mã QR để khách gọi món.
- Cài VietQR để khách chuyển khoản đúng số tiền từng đơn, cài máy in hóa đơn và phiếu bếp.
- Tạo tài khoản nhân viên với vai trò sẵn có, bật Mở ca để chốt két từng ca.
- Từ ngày đầu đã có Báo cáo cuối ngày và báo cáo theo món để đọc số liệu tuần đầu.
Các bước cài đặt có trong hướng dẫn sử dụng LoLaPOS. Khi sẵn sàng, bạn có thể đăng ký dùng thử để chạy thử trong đợt soft opening trước khi khai trương chính thức.
Câu hỏi thường gặp
Mở quán cafe nhỏ có cần đăng ký hộ kinh doanh không?
Phần lớn quán có địa điểm cố định đều cần đăng ký hộ kinh doanh tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. Một số trường hợp kinh doanh lưu động, thu nhập thấp được miễn theo mức do tỉnh quy định. Hãy hỏi trực tiếp nơi đăng ký để chắc chắn.
Quán ăn nhỏ có phải xin giấy chứng nhận an toàn thực phẩm không?
Tùy loại hình và quy mô; có trường hợp phải xin giấy chứng nhận, có trường hợp chỉ cần đáp ứng điều kiện hoặc ký cam kết. Quy định về an toàn thực phẩm đang thay đổi trong năm 2026, nên bạn nên hỏi cơ quan quản lý an toàn thực phẩm tại địa phương trước khi khai trương.
Nên chạy thử (soft opening) trước khai trương bao lâu?
Khoảng 3–7 ngày là đủ với quán nhỏ. Mời người quen, hàng xóm dùng thử miễn phí hoặc giảm giá để nhân viên quen quy trình và bạn kịp sửa menu, sơ đồ bàn, máy in.
Ngày khai trương có nên giảm giá sâu không?
Không nên giảm quá sâu kéo dài, vì khách quen với giá thấp và quán dễ quá tải. Ưu đãi nên giới hạn trong vài ngày đầu, gắn với việc đăng ký tích điểm hoặc theo dõi trang của quán để có khách quay lại.